AGEFOS PME Languedoc-Roussillon,
Votre conseiller Emploi-Formation professionnelle

Déclaration d'activité

Le dispensateur de formation, quel que soit son statut (privé ou public), doit avoir un numéro de déclaration d’activité. Cette déclaration doit être effectuée au plus tard dans les 3 mois la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle avec des tiers, auprès de la Direction Régionale du Travail, de l'Emploi et de la formation Professionnelle.

Une fois sa demande acceptée, le dispensateur de formation reçoit un récépissé comportant son numéro d’enregistrement. Il peut faire l’objet d’un contrôle de la part de l’Administration.

Convention de formation

La conclusion d’une convention de formation professionnelle écrite et signée des parties reste la modalité habituelle de la contractualisation.

Elle doit comporter: le numéro de déclaration d’activité, l'intitulé de l’action de formation, la nature de l’action (adaptation, promotion, prévention, ...), la durée de la formation, les effectifs concernés, les dates et lieux de formation, les modalités de mise en oeuvre (stage présentiel, FOAD), le type de sanction de l’action (attestation de fin de stage…), le prix de la prestation, les contributions éventuelles de financeurs publics (Etat, FSE…).

La convention de formation, ou tout autre document, ne peut faire référence au caractère imputable de l’action de formation au titre de la contribution à la formation professionnelle de l’entreprise.

La convention de formation peut prévoir une clause relative au versement de sommes en dédommagement, en réparation ou pour dédit en cas de non réalisation (totale ou partielle) de la prestation de formation.Cette clause de dédit ou dédommagement ne peut être contraire au code de la consommation.
Cette compensation financière ne saurait être prise en charge par AGEFOS PME et n’est pas déductible de la contribution formation de l’entreprise. Par conséquent, elle doit faire l’objet d’une facture séparée adressée à l’entreprise.

ATTENTION

Certaines actions exigent le recours à la convention de formation, il s’agit des :
          -actions dans le cadre du contrat de professionnalisation,
          -bilans de compétences, 
          -VAE

Programme de formation

Les actions de formation professionnelle doivent être réalisées conformément à un programme préétabli qui, en fonction d’objectifs déterminés, précise les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mis en oeuvre ainsi que les moyens permettant de suivre son exécution et d’en apprécier les résultats ».

Le programme de formation est donc un élément majeur pour juger du caractère imputable de l’action de formation, il doit comporter des mentions obligatoires.

Imputabilité de l'action de formation

Toutes les actions de formations n'entrent pas dans le champ de la formation professionnelle.
Il en est notamment ainsi des actions:
          - d'information ou de sensibilisation
          - de développement personel qui ne seraient pas en lien avec une problematique professionnelle
          - de conseil
          - destinées à répondre à des obligations de certification, de développement de démarche qualité
          - de trop courte (moins d'une journée)
          - à la sécurité, mises à la charge de l'employeur par le code du travail.

Si vous avez un doute contactez un conseiller AGEFOS PME.

Les mentions obligatoires de la facture

Le décret 2003-632 du 7 juillet 2003 précise les règles de facturation et énumère les mentions obligatoires de la facture.

De plus,la facture doit également respecter des règles propres à la Formation Professionnelle Continue. Les frais de déplacement, de restauration, ou d'hébergement de l'animateur doivent être ventilés séparemment du coût pédagogique. Il en va de même pour les actions d'accompagnement et/ ou d'évaluation.

En cas de facturation étalée, pour faciliter et accélérer le traitement administratif, veuillez mentionner sur votre facture "dernière facture" lorsque celui ci solde l'action de formation.

Paiement par Virement

Afin d'améliorer les délais de traitement, il est possible que nous procédions à un paiement par virement de vos factures.

Pour celà, il suffit de nous retourner le document accord de virement complété avec votre RIB.

Une fois enregistré par la comptabilité, les paiements seront virés sur votre compte et vous recevrez quelques jours après un courrier d'AGEFOS PME vous annonçant ce paiement.

Gestion des dossiers cofinancés

Certains projets de formation conduit par des entreprises ou organisés par AGEFOS PME, bénéficient de l’intervention du Fonds Social Européen. L’AGEFOS PME LR intervient à ce titre pour le compte de la DRTEFP, pour gérer les subventions reçues.

Cette mission nous engage à vous informer des obligations que vous devez respecter du fait de votre participation à un projet de formation cofinancé par le FSE.

• Mentionnez l’intervention du Fonds Social Européen, lors des actions de formation et sur les documents liés à l’organisation et à la mise en œuvre du projet. A cet égard, les logos où visuels spécifiques relatifs au FSE vous sont communiqués par nos soins.

• Vous êtes susceptible d’être soumis à un contrôle par les instances communautaires concernées ainsi que par les organes nationaux de contrôle, au même titre que l’entreprise bénéficiaire ou qu'AGEFOS PME.
  Il pourrait alors vous être demandé de faire état du détail des frais de votre prestation dans le cadre de votre intervention dans le projet concerné. Les postes suivants devraient alors être détaillés : frais formateurs, frais déplacement, frais locaux, frais consommables, fournitures tuteurs, frais personnels non formateurs, frais généraux de structure, autres Frais. A ce titre, il vous est préconisé d’utiliser soit une comptabilité séparée, une codification adéquate ou un système extra-comptable, vous permettant de distinguer toutes les dépenses relevant du projet cofinancé par le FSE.

• Vous devez conserver en un même lieu, les pièces justificatives relatives à votre prestation.

• Nous vous demandons de respecter un délai minimum entre la fin de l’action et l’émission de votre (vos) facture(s), étant donné les contraintes liées à l’établissement des bilans de réalisation des projets bénéficiant du FSE (obligation de faire état de dépenses réellement échues : réalisées, facturée et payées sur la période de la convention).